Os profissionais que trabalham na rede, sejam professores, motoristas, merendeiras ou técnicos da secretaria, entre outros, são os responsáveis por fazer as iniciativas da educação serem colocadas em prática e beneficiar o público de estudantes.

Ter os registros sobre cada uma dessas pessoas é, portanto, essencial para uma adequada gestão das equipes, para priorizar o que é possível de acordo com o grupo que está na ativa e integrar as ações que dependem de diferentes áreas. Na ferramenta de Profissionais do Conviva é possível cadastrar as informações de cada um e editá-las quando necessário, deixando os dados sempre atualizados. “Há mudanças que ocorrem ao longo do ano, como conclusão de cursos e demais formações dos profissionais, ou no final de cada semestre, como alterações de função dos servidores, e elas precisam ser registradas! Ao fim do mandato, no período de transição de gestão, é importante que se saiba quais pessoas estão disponíveis para o trabalho, suas qualificações, momentos de férias, licenças, faltas e aposentadoria. Só assim é viável garantir a continuidade das ações”, diz Leila Aparecida Rocha, articuladora do Conviva no Mato Grosso do Sul e do Espírito Santo. E completa: “Quando o preenchimento no Conviva é feito de forma cotidiana, isso tudo fica armazenado com segurança, mesmo com mudanças na secretaria”. Preencher a ferramenta de Profissionais é o passo 10 do Calendário de Ações criado pelo Conviva para colaborar com a organização das secretarias (leia mais sobre no item Calendário de Ações, no final deste texto).

 

Impacto com outras áreas

As rotinas da área da educação muitas vezes são realizadas por profissionais de diferentes formações e setores. Por exemplo: saber quantos professores estão disponíveis para atender as novas turmas de educação infantil faz com que a secretaria verifique a necessidade de organizar processos seletivos. Ou, se está prevista progressão de carreira e aumento de salário, a área financeira precisa realizar os cálculos necessários para os pagamentos. E ainda: se há número limitado de motoristas, as rotas de transporte escolar precisam ser revistas para atender a demanda. Ter esse panorama geral e informações atualizadas possibilitam a efetivação de iniciativas articuladas.

A área de conteúdo sobre Gestão de Pessoas do Conviva contribui para a gestão da vida funcional dos profissionais da educação municipal. Ela é dividida em cinco temas: organização, seleção e contratação, vida funcional e carreira, despesa com pessoal e rotina. Acesse!

 

Como fazer um uso qualificado da ferramenta

A ferramenta de Profissionais tem duas partes, que são os cadastros e os relatórios:

- Em cadastros, insira novos profissionais e preencha os dados gerais, matrículas, formações, aperfeiçoamentos, licenças, afastamentos, férias e faltas.

- Utilize algum dado cadastrado usando os filtros disponíveis (regime trabalhista, cargo, lotação, afastamento ou maior nível de escolaridade concluída). Também veja as informações de pontuação para progressão na carreira;

- No filtro “por regime trabalhista”, veja quem é concursado, contrato, funcionário de empresa terceirizada ou tem cargo em comissão, por exemplo; e no filtro “por lotação” verifique em que setor ou local o profissional trabalha;

- Em relatórios, tenha um panorama dos afastamentos e faltas dos profissionais;

- Nessas duas abas é possível exportar os dados para uma planilha e até imprimir. Essa funcionalidade pode ser útil para compartilhamento das informações com a área de recursos humanos da prefeitura, por exemplo, ou com outros setores;

- Também é possível importar os dados dos profissionais que já estejam registrados em uma planilha (de formato .csv) diretamente para o Conviva;

- Outro recurso disponível para preencher a ferramenta de Profissionais é por meio da importação dos dados do Educacenso, que faz com que as informações sejam atualizadas automaticamente. Essa importação pode ser feita em determinados períodos do ano, conforme o calendário do Censo Escolar – em 2020 já não é mais possível realizar essa ação. Nem todos os profissionais estão contemplados nos dados do Censo Escolar (como os que trabalham no setor administrativo, por exemplo). E mesmo que seu município tenha feito a importação, manter os dados atualizados é essencial;

- A articuladora Leila lembra que é possível inserir anexos comprovando as informações disponíveis, como certificados, atestados médicos e demais documentos, deixando organizadas, em um só lugar, as informações dos cadastrados. “Os papéis que normalmente são armazenados em pastas podem ser dispensados, porque os arquivos digitais cumprem com o objetivo de reunir as informações, com precisão e rapidez”, diz.

- Outra ferramenta do Conviva, chamada Configurações, possibilita que os cadastrados na plataforma criem novos cargos e formações, por exemplo, para que o preenchimento da ferramenta de Profissionais exiba os termos e palavras familiares ao contexto de sua rede.

- A ferramenta de Profissionais tem duas páginas que apresentam informações úteis: a de Introdução e a de Dúvidas Frequentes.

 

Calendário de Ações: organização passo a passo

As secretarias de educação têm, durante todo o ano, muitas atribuições. Em 2020, com a pandemia do novo coronavírus, novas providências precisaram ser tomadas e muita insegurança tomou parte da rotina.

Mas para que os compromissos não se acumulem ao longo do tempo em ano de transição de gestão, sugerimos a organização gradual e constante da secretaria municipal de educação em um Calendário de Ações. Nele, indicamos até agora o preenchimento de 10 ferramentas, o que favorece a elaboração do Memorial de Gestão. Veja só o tema das publicações anteriores, de 1 a 9:

- Passo 1 sugere a atualização de cadastros e permissões de uso do Conviva;

- Passo 2 indica a inserção de Arquivos da Secretaria na plataforma;

- As atualizações de Contratos e fornecedores são o passo 3 de uma transição de gestão realizada com qualidade;

- O passo 4 é o registro na ferramenta de Cardápios;

- Passo 5 é o gerenciamento dos Estoques;

- No passo 6 descrevemos a atualização da ferramenta de Plano Municipal de Educação;

- No passo 7 o foco é a ferramenta de Convênios.

- O passo 8 foi dedicado ao Diagnóstico da Gestão Democrática.

- O passo 9 teve como assunto as Receitas e Despesas.